Das gehört in eine formal korrekte Nebenkosten­abrechnung!

Wenn Sie die Nebenkosten für eine Mietsache monatlich per Vorauszahlung abrechnen, sind Sie als Vermieter zur Erstellung einer jährlichen Nebenkostenabrechnung verpflichtet. Die Abrechnung muss formelle Voraussetzungen erfüllen, andernfalls könnten Nachzahlungen des Mieters zu Ihren Lasten gehen. Wir klären Sie über die wichtigsten Punkte in einer Nebenkostenabrechnung auf.

Die Basics zur Nebenkostenabrechnung:

1. Der Vermieter ist zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung einmal pro Jahr verpflichtet, sofern er mit dem Mieter eine Nebenkostenvorauszahlung per Mietvertrag vereinbart.
2. Bei der Erstellung muss sich der Vermieter gemäß § 556 Abs. 3 BGB an die gesetzliche Frist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums halten. 
3. Die Nebenkostenabrechnung umfasst alle auf den Mieter umgelegten laufenden Kosten für die Mietsache.
4. Der Umlageschlüssel für die Betriebskosten muss im Mietvertrag angegeben werden.
5. Formale Fehler oder eine nicht fristgerechte Abgabe können die Pflicht von Nachzahlungen durch den Mieter zu Ungunsten des Vermieters beeinflussen.

Welche Punkte muss eine Nebenkostenabrechnung umfassen?

Zu den formellen Anforderungen einer rechtssicheren Nebenkostenabrechnung gehören:

• Genaue Benennung der abzurechnenden Mietsache 
• Genaue Kenntlichmachung des Vermieters bzw. Verwalters als Aussteller der Nebenkostenabrechnung 
• Angabe des Abrechnungszeitraums sowie des Erstellungsdatums der Abrechnung
• Angabe des Verteilerschlüssels für jede Kostenart
• Aufstellung der Gesamtkosten (für jede Nebenkostenart)
• Berechnung des Mieteranteils (nach Abzug des Vorauszahlungsbetrags)
• Angabe der Rückzahlung/Nachzahlung

Zu den formellen Anforderungen einer Nebenkostenabrechnung gehört auch, dass sie klar und verständlich sein muss. Der Mieter muss die Aufstellung der Nebenkosten, die Verteilung sowie das daraus resultierende Ergebnis einfach nachvollziehen können.

Welche Kosten darf der Vermieter (nicht) umlegen?

Welche laufenden Nebenkosten der Vermieter abrechnen darf, legt die Betriebskostenverordnung (BetrKV) genau fest. Dabei gilt es die Besonderheit für den Heiz- und Warmwasserverbrauch zu beachten, die über eine zentrale Anlage entstehen. Diese müssen gemäß der Heizkostenverordnung verbrauchsabhängig abgerechnet werden.

Wichtig: Die Umlage der Betriebskosten auf den Mieter muss explizit im Mietvertrag vereinbart werden – inklusive möglicher “sonstiger Betriebskosten” wie beispielsweise verschiedene Wartungsarbeiten oder Kosten für die Dachrinnenreinigung.

Nicht umlagefähig sind Kosten für die Verwaltung, Instandhaltung und für größere Reparaturen. Weiterhin gehören Gebühren für Kontoführung, Immobilienkredite oder Versicherungen nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten. Zu beachten ist, dass diese Kosten dennoch steuerlich absetzbar sein können.

Was passiert bei einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung?

Unterläuft Ihnen ein Fehler bei der Abrechnung der Nebenkosten, haben Sie grundsätzlich Zeit, diesen zu korrigieren – sofern Sie die Nebenkostenabrechnung innerhalb der gesetzlichen Frist von zwölf Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingereicht haben. Nach Ende dieser Frist ist eine Korrektur der Nebenkostenabrechnung zu Ihren Gunsten nicht mehr möglich. Der Anspruch auf Nachzahlung des Mieters verfällt damit, sodass Sie die Kosten selbst tragen müssen.

Um die Immobilie als Kapitalanlage zu schützen – zum Beispiel vor den rechtlichen bzw. finanziellen Folgen einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung – sind Vermieter besser beraten, wenn sie sich professionelle Unterstützung durch erfahrene Experten für die Vermietung holen. Gerne stehen wir Ihnen für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.